Báo giảm thai sản là gì? Quy trình thực hiện nghiệp vụ

Báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội trong doanh nghiệp là một trong những nghiệp vụ bảo hiểm phổ biến hiện nay. Trong đó có nghiệp vụ báo giảm thai sản. Vậy nghiệp vụ này là gì? Và quy trình thực hiện như thế nào? Hãy cùng Cộng đồng bảo hiểm tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây.

1. Báo giảm thai sản là gì?

Báo giảm thai sản là nghiệp vụ khai báo với cơ quan BHXH quản lý khi có sự thay đổi giảm về số lượng người lao động tham gia BHXH nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Theo đó, lao động nữ được nghỉ việc và hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ – BNN), thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH và không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng bảo hiểm y tế (BHYT) cho người lao động…

Như vậy, trong 6 tháng nghỉ hưởng bảo hiểm thai sản người lao động và công ty không phải đóng bảo hiểm nhưng vẫn được tính là thời gian tham gia đóng bảo hiểm xã hội.

2. Quy trình và thủ tục báo giảm thai sản như thế nào?

Báo giảm thai sản là thủ tục không thể thiếu khi đơn vị phát sinh lao động nghỉ thai sản. Đây là bước đầu tiên và là căn cứ để giải quyết chế độ hưởng thai sản cho lao động.

Khi nào đơn vị cần báo giảm thai sản?

Trường hợp đơn vị có lao động nữ đang đóng BHXH nghỉ thai sản thì cần phải thực hiện nghiệp vụ báo giảm.

Kể từ thời điểm giảm lao động, đơn vị và người lao động không cần đóng BHXH và thời gian này cũng không được tính hưởng BHXH (căn cứ vào Khoản 6, Điều 42, Quyết định số 595/QĐ-BHXH)³.

Căn cứ pháp lý để báo giảm thai sản cho lao động

Đơn vị căn cứ vào Quyết định 66/QĐ-BHXH mới nhất để thực hiện các thủ tục hồ sơ. Trong đó, các nội dung về chế độ thai sản, báo giảm và thực hiện hồ sơ hưởng thai sản được hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp.

Thủ tục báo giảm thai sản

Đơn vị chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ liên quan theo quy định.
Kê khai hồ sơ báo giảm thai sản, ghi rõ thời gian lao động bắt đầu nghỉ thai sản.
Nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Hiện nay hầu hết các đon vị doanh nghiệp thường nột hồ sơ qua phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử.

Hồ sơ hưởng chế độ thai sản cho lao động

Hồ sơ báo giảm người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản bao gồm 2 giấy tờ sau:

Mẫu D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN
Bảng kê hồ sơ nếu có phát sinh truy thu.

Những lưu ý khi kê khai hồ sơ:

Mẫu D02-TS: cần ghi chú rõ là nghiệp vụ giảm thai sản, để tránh nhầm lẫn với trường hợp báo giảm khi lao động nghỉ việc hoặc các trường hợp khác.
Cột thời gian cần ghi rõ ràng thời gian lao động bắt đầu nghỉ thai sản. Trường hợp báo giảm muộn so với thời gian nghỉ thực tế thì cần điền thời điểm báo muộn để truy thu.
Trường hợp lao động đã sinh con mà đơn vị mới thực hiện báo giảm thì có thể báo lao động cung cấp giấy khai sinh, giấy chứng sinh của con để làm căn cứ.
Trường hợp lao động nghỉ trước sinh nhiều thì cần kèm đơn xin nghỉ thai sản. Tuy nhiên: thời gian nghỉ trước sinh không quá 2 tháng.

Sau khi đơn vị báo giảm thành công cho lao động sinh con, đơn vị và lao động cần chuẩn bị hồ sơ và gửi đề nghị giải quyết chế độ thai sản.

Lao động nữ khi sinh con sẽ được nghỉ thai sản 6 tháng (tính cả trước, trong và sau khi sinh). Nếu sinh đôi, kể từ con thứ hai trở lên, mỗi lao động được nghỉ thêm 1 tháng. Thời gian nghỉ thai sản trước sinh không quá 2 tháng.

*Hầu hết Doanh nghiệp nộp hồ sơ báo giảm thai sản cho cơ quan BHXH qua phần mềm*

2.1 Quy trình báo giảm lao động nghỉ thai sản

Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động, thời hạn nộp hồ sơ không quá 45 ngày.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp 1 bộ hồ sơ trực tiếp đến bộ phận một cửa của cơ quan BHXH. Thời hạn nộp là 10 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của người lao động.

Bước 3: Cơ quan BHXH xem xét giải quyết và chi trả chế độ cho người lao động, thời hạn như sau:

Nếu người sử dụng lao động đề nghị giải quyết chế độ: Tối đa 6 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ giải quyết và chi trả chế độ.
Trường hợp người lao động hoặc thân nhân người lao động nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH: Tối đa 3 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ giải quyết và chi trả chế độ.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

Tiếp nhận hồ sơ để giải quyết và chi trả chế độ cho người lao động.
Hàng tháng, hàng quý, doanh nghiệp phải lập: Danh sách thanh toán chế độ thai sản kèm theo hồ sơ của người lao động đã giải quyết chế độ phục vụ cho quyết toán.

2.2 Chậm báo giảm thai sản có bị làm sao không?

Theo quy định hiện nay thì người sử dụng lao động có trách nhiệm báo tăng/ giảm lao động khi có biến động mà không có quy định nào về việc doanh nghiệp sẽ bị phạt khi báo giảm chậm, do đó người sử dụng lao động vẫn có thể báo giảm cho người lao động nghỉ thai sản muộn.

Ví dụ: Nếu người lao động nghỉ thai sản từ tháng 01/10/2020 đến 01/02/2021 và doanh nghiệp chưa báo giảm lao động mà vẫn đóng BHXH thì số tiền này sẽ được chuyển sang các tháng sau để trừ vào tiền doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm cho người lao động.

Như vậy, Doanh nghiệp có thể báo giảm muộn và không lo bị phạt. Tuy nhiên, khi người lao động trở lại làm việc sau 6 tháng nghỉ thì công ty phải thực hiện báo tăng lao động.

Trên đây là những chia sẻ từ Cộng đồng bảo hiểm liên quan đến nghiệp vụ báo giảm thai sản bảo hiểm xã hội. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ với cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc chuyên gia phụ trách để được hỗ trợ cụ thể hơn. Bạn cũng có thể thể để lại câu hỏi dưới phần bình luận của bài viết này để được giải đáp.