Pháp luật quy định sổ bảo hiểm xã hội ai giữ?

Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ để xét hưởng nhiều chế độ bảo hiểm xã hội đồng thời là thành phần hồ sơ hưởng chế độ BHXH một lần, chế độ hưu trí, thai sản… Vậy sổ bảo hiểm xã hội ai giữ? là một trong những câu hỏi khiến nhiều người thắc mắc.

Sổ bảo hiểm là căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội

Trước khi tìm hiểm về sổ bảo hiểm xã hội ai giữ người tham gia cần nắm rõ về mục đích của việc sử dụng sổ BHXH. Theo quy định, mỗi người tham gia sẽ được cấp 01 sổ BHXH để ghi chép lại quá trình tham gia BHXH, theo dõi việc đóng hưởng các chế độ BHXH. Mỗi sổ BHXH có 01 mã, mã sổ BHXH là mã số BHXH cá nhân tương ứng của người tham gia.

Đồng thời sổ BHXH còn là căn cứ quan trọng để giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia theo quy định của pháp luật và là thành phần hồ sơ của nhiều thủ tục hành chính.

Một số trường hợp cần đến sổ BHXH như:

Làm hồ sơ hưởng BHXH một lần;
Làm hồ sơ hưởng chế độ thai sản;
Căn cứ xét chế độ hưu trí và nhận lương hưu;
Làm hồ sơ hưởng chế độ thất nghiệp;
Nộp vào các công ty, đơn vị khi ký hợp đồng lao động.

Trong trường hợp làm mất sổ bảo hiểm xã hội, người tham gia cần làm đơn xin cấp lại sổ để đảm bảo quyền lợi của mình.

Sổ bảo hiểm xã hội ai được quyền giữ

Trước kia sổ bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động giữ, tuy nhiên hiện quy định này đã thay đổi.

Người lao động giữ sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo Khoản 5, Điều 21, Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

…

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Theo quy định trên, khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động. Như vậy người lao động sẽ là người giữ sổ BHXH của mình.

Tuy nhiên, trong trường hợp người lao động vẫn đang làm việc và tham gia BHXH theo đơn vị, doanh nghiệp thì đơn vị doanh nghiệp sẽ là người thay mặt cho người lao động giữ sổ BHXH để thuận tiện cho việc ghi chép, giao dịch với cơ quan BHXH khi cần. Theo đó, khi muốn hưởng các chế độ như chế độ thai sản, chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, chế độ hưu trí khi đến tuổi nghỉ hưu người lao động sẽ có đơn yêu cầu đơn vị, doanh nghiệp đại diện để làm.

Đối với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện sổ sẽ được cơ quan BHXH giao cho người lao động trực tiếp giữ và bảo quản sổ của mình. Việc người lao động được giữ sổ BHXH sẽ giúp người lao động chủ động hơn trong việc theo dõi quá trình tham gia BHXH và làm các thủ tục hưởng chế độ BHXH khi cần.

Mức phạt khi không trả sổ BHXH cho người lao động

Đối với trường hợp khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động và đơn vị, doanh nghiệp không trả sổ cho người lao động sẽ bị phạt theo quy định tại Khoản 1, Điều 5 và Điểm d, Khoản 4, Điều 40, Nghị định 28/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

*Mức xử phạt khi doanh nghiệp không trả sổ BHXH cho người lao động.*

Theo Khoản 1, Điều 5, Nghị định 28/2020/NĐ-CP.

“Điều 5. Mức phạt tiền và thẩm quyền xử phạt

1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV của Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 2 Điều 6; khoản 3, 4, 6 Điều 12; khoản 2 Điều 24; khoản 1 Điều 25; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 26; khoản 5 Điều 40; các khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 41; khoản 2, 4 Điều 42; khoản 1, 2 Điều 43; các khoản 1, 2, 3 Điều 44; các khoản 1, 2, 3, 4 Điều 45 của Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo Điểm d, Khoản 4, Điều 40, Nghị định 28/2020/NĐ-CP:

“Điều 40. Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp

4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

….

d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội.”

Như vậy:

Trong trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân không trả sổ BHXH cho người lao động giữ thì sẽ bị xử phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi lao động vi phạm.
Trong trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp không trả sổ có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với mỗi lao động vi phạm.

Người sử dụng lao động cần lưu ý để trả sổ cho người lao động đúng quy định sau khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, tránh trường hợp bị phạt gây tổn thất về tài chính.

Qua chia sẻ về việc sổ bảo hiểm xã hội ai giữ? Cộng đồng bảo hiểm hy vọng sẽ giúp người lao động có thêm nhiều thông tin hữu ích. Trong trường hợp đặc biệt nếu người lao động bị mất sổ có thể liên hệ với cơ quan BHXH nơi trực tiếp quản lý sổ BHXH để được hướng dẫn làm thủ tục cấp lại.

TIN LIÊN QUAN